De kunst van agile: succesfactoren om een flexibele onderneming uit te bouwen


Veel organisaties, alsook hun financiële afdelingen, hebben het niet moeilijk om te identificeren welke veranderingstrajecten dienen opgestart te worden om de strategie van de organisatie succesvol te realiseren. De kunst en gelijktijdig grootste valkuil is de transformatieprojecten zelf succesvol weten te realiseren naast al het lopende operationele werk.


Grote en strategische veranderingstrajecten brengen voor een organisatie en haar mensen altijd veel onzekerheid met zich mee. Bij de opstart is het vaak een uitdaging om te zien welke cruciale veranderingen in systemen, processen en gedragingen nodig zullen zijn om de gewenste resultaten op lange termijn te realiseren. Vele vragen en assumpties werpen zich op dat moment op, zonder duidelijke antwoorden.


Daarom stappen steeds meer ondernemingen af van de traditionele aanpak met lange termijn plannen en implementatietrajecten, en schakelen ze over naar korte termijn acties die continu en frequent essentiële resultaten opleveren. Deze korte termijn actie gedreven manier van werken met een lange termijn visie voor ogen neemt veel onzekerheid weg en houdt de verandering beheersbaar.


Zet in op agile


In de concurrerende markt van vandaag zullen sommige ondernemingen zich sneller kunnen transformeren dan andere. Agile methodes helpen CFO's om hun bedrijven responsiever en flexibeler te maken, zodat ze zich beter kunnen aanpassen en de beoogde resultaten sneller kunnen behalen.


Een 'agile kader' scheppen is an sich niet moeilijk, maar dat ook goed laten werken wel. Om agile principes in te bedden in de cultuur van de onderneming, van structuur tot processen en strategische manier van denken, zijn proberen, vastberadenheid en inzet nodig. Agile opschalen betekent dat alle functionele groepen hiervoor worden opgeleid en dat alle neuzen in dezelfde richting worden gezet.


Duidelijk gedefinieerde resultaten, kleine teams, prompte beslissingen, snelle sprints en een vlot aanpassingsvermogen zijn stuk voor stuk kritische bouwstenen van een agile manier van werken.


De agile transformatie


Rigide beleidslijnen en procedures en van elkaar gescheiden organisatorische silo's worden ingeruild voor netwerken van autonome teams met de bevoegdheid om snel en flexibel te handelen. Die fundamentele shift in mentaliteit is wat ondernemingen in staat stelt om beslissingen te nemen die niet alleen sneller, maar ook beter zijn. Het management kan dan onverlet mensen en teams toewijzen aan kritieke problemen en uitdagingen om de globale resultaten van het bedrijf te verbeteren.


Een agile transformatie verplicht een organisatie echter haar traditionele manier van werken heruit te vinden. De finance functie dient hierin mee te stappen maar kan hier ook een belangrijke katalysator in zijn. Wanneer de focus op kleine releases en snel gerealiseerde waarde wordt gelegd, zal de finance functie op een andere manier naar lange termijn projecten en investeringen moeten kijken. CFO’s en hun teams zitten daarom in de ideale positie om deze omslag mee te ondersteunen en succesvol te maken. De uitdaging voor finance zal zijn om deze individuele korte termijn plannen te evalueren ten opzichte van de lange termijn financieringsstrategie en de nog lopende traditioneel georganiseerde projecten.


Waar moet je op inzetten als finance en welke rol kan je spelen tijdens de transformatie?


Als CFO kan je een belangrijke rol spelen om uw organisatie te ondersteunen tijdens de transformatie naar een agile manier van werken. Belangrijke elementen waar je mee voor kan zorgen zijn:

  • Zorg dat de focus ligt op (tussentijdse) resultaten en het stimuleren van continu leren. Zorg dat de lange termijn (en sprint) gewenste resultaten duidelijk zijn omschreven. Concreet beschreven doelstellingen geven een duidelijk kader om te bepalen welke korte termijn acties en inspanningen de juiste zijn.

  • Voorzie een 'vast' budget dat dynamisch kan worden toegewezen. De misvatting bestaat dat de agile aanpak niet te rijmen valt met de traditionele jaarlijkse budgetten en lange termijn planning. Dat is echter niet zo. Wanneer vaste teams gedurende bepaalde periodes specifieke resultaten nastreven, dan blijft het budget vastliggen, tenzij de technologiekosten toenemen of er significant meer mensen moeten worden ingeschakeld.

  • Geef voldoende ruimte en zuurstof aan sterk presterende teams en mensen. De sleutel tot elke grote transformatie-inspanning is het beschikken over het juiste talent. Daarom is het belangrijk dat alle teamleden voldoende worden vrijgemaakt van hun huidige operationele rollen en taken en voldoende beschikbaar zijn om in te zetten op de korte termijn sprints.

  • Creëer mee een cultuur van veiligheid, autonomie en transparantie. Agile teams stellen vaak vast dat ze een specifiek probleem vanuit een nieuwe hoek moeten benaderen om het op te lossen. Hoe eerder ze dat inzien, hoe beter, en daarom moeten zij vrij kunnen spreken zonder repercussies te vrezen. Aangezien feedback centraal staat in het agile-proces, is ook transparantie en zich veilig voelen om te falen en leren van vitaal belang.

Welke vragen kan je vanuit finance stellen aan uw organisatie en de agile project teams om toekomstige successen te verhogen:

  1. Wat zijn de gewenste resultaten van de agile aanpak? Maak met alle belanghebbenden afspraken over de gewenste resultaten en stel samen tastbare tussentijdse doelstellingen op. Die moeten allemaal meetbaar en opvolgbaar zijn.

  2. Kunnen we principes vastleggen welke initiatieven beter agile aangepakt kunnen worden? Het is belangrijk om samen met alle belanghebbenden te bepalen waar de agile-manier van werken de onzekerheid het efficiëntst kan wegnemen of belangrijke resultaten snel kunnen realiseren.

  3. Weten we welke agile-teams de beste zijn? Het is belangrijk dat alle belanghebbenden samenwerken om te bepalen wie wordt toegevoegd aan welke teams om de gewenste resultaten te behalen.

  4. Schakelen we de beste teams in op de meest complexe problemen? Vraag de beste agile teams om zich te concentreren op de moeilijkste transformaties, en gebruik de ‘lessons learned’ van deze teams om andere teams sterker en beter te maken.

  5. Zijn we transparant met informatie? Evalueer de lopende agile initiatieven regelmatig en bepaal welke resultaten zijn behaald en niet behaald, en wat we als organisatie hieruit geleerd hebben om toekomstig succes te verzekeren.

Agile finance als voorbeeld


Het implementeren van een agile manier van werken is niet enkel belangrijk voor projecten uitgevoerd in de bredere organisatie. De CFO en finance functie dienen dit ook toe te passen op hun eigen transformatieprojecten en kunnen hiermee een voorbeeld vormen voor de rest van de organisatie. De belangrijke ‘lessons learned’ binnen finance kunnen een rijke bron van inspiratie en ervaring zijn voor wat wel en niet werkt in de organisatie.