Finance functie VIB richt zich op future proof stakeholder relations




Om de relatie met haar stakeholders future proof te maken, zette de finance functie van VIB sterk in op technologische vernieuwing om haar rapporteringen te verbeteren. De laatste twee jaar werkten CFO Rik Audenaert en zijn team niet alleen sterk om de inzichten uit finance duidelijk te maken aan de business, zijnde de topwetenschappers van het Vlaams instituut, maar ook om de life sciences cluster van informatie te voorzien. “We verfijnen onze informatie nog verder maar de grote sprong voorwaarts is gemaakt”, duidt Audenaert.



Het ondersteunen van topwetenschappers in het zoeken naar oplossingen. Dat trok Rik Audenaert ruim 14 jaar geleden aan toen hij CFO werd van VIB. “VIB is een projectgedreven organisatie en dat vormt voor de finance functie meteen de kern van de zaak. Het grote verschil met andere organisaties is dat we geen winst moeten maken op die projecten. Onze wetenschappers mogen dus alles uitgeven van het budget dat ze ter beschikking hebben. Marge op de projecten berekenen we dus niet, wel kijken we hoeveel er over blijft en hoeveel er nog kan worden uitgegeven, bijvoorbeeld voor het aannemen van een extra medewerker in het project. Dat zijn de zaken waar we als finance concreet naar kijken. Daarnaast ondersteunen we de wetenschappers ook in de rapportering van de funding die ze moeten voorzien.”


Visueel en volgens noden van gebruiker


Audenaert ziet veel verschillende, te ondersteunen, stakeholders. “Technologie is op dit moment heel belangrijk om snel, veel data om te zetten in informatie en deze te segmenteren voor ons doelpubliek. We willen onze stakeholders immers een boodschap op maat kunnen brengen. Die wetenschappers zijn er één maar we hebben ook de Raad van Bestuur. Die probeer ik als CFO de grote lijnen en evoluties over tijd mee te geven. We hebben ons algemeen management dat meer gedetailleerde informatie nodig heeft. Daarnaast hebben we ook onze wetenschappelijke directeurs en de verantwoordelijken van een onderzoeksgroep, die ook elk hun specificiteit vragen. Zo laat de technologie ons vandaag toe om naar elke onderzoeksgroep individueel, een set van rapportering online ter beschikking te stellen. Gevisualiseerd volgens de noden van de gebruiker en real-time raadpleegbaar.”


Finance mag geen spelbreker zijn


De stappen die VIB zette in de rapportering is een vrij recente evolutie. “Het finance team heeft er zelf met veel toewijding aan gewerkt en natuurlijk heeft technologie de laatste jaren ook veel mogelijk gemaakt, door dit online en gedifferentieerd beschikbaar te maken. We hebben sterk op de menselijke component ingezet en de controllers staan ter beschikking van de verschillende stakeholders om zaken te duiden, bijkomende analyses te maken, …” Extern moet het finance team kijken naar de ‘granting bodies’, de verschillende organisaties die onderzoek naar life sciences ondersteunen. “Naar hen verzekeren we eveneens financiële rapportering. Dat vinden we heel belangrijk. Als we toponderzoek doen moet onze externe financiële rapportering eveneens in orde zijn. Daar hebben we een dedicated team voor. Vermits deze organisaties de fondsen ter beschikking stellen, bepalen ze ook met welke frequentie, in welk formaat, onder welke regels, … de rapportering ter beschikking worden gesteld. Onze expertise unit houdt zich hiermee bezig en zorgt ervoor dat de wetenschapper ongestoord zijn onderzoek kan uitvoeren. De externe rapportering zal het verschil niet maken in het al dan niet toewijzen van een project. Wel is het nodig om op dit topniveau te kunnen meespelen. Het zou een soort van spelbreker zijn als er twijfels zouden bestaan over de manier waarop je rapporteert of intern bent georganiseerd.”


Ondersteuning van life sciences cluster


Verder zijn de financiële directeuren van alle Vlaamse universiteiten ook een belangrijke link voor Audenaert. “We hebben een nauwe samenwerking met hen”, vertelt hij. “Het is belangrijk dat zij me kunnen aanspreken en dat we de nodige informatie kunnen ter beschikking stellen die we hebben afgesproken. Een beetje meer specifiek, dat beschouwen we althans zo bij VIB, is de volledige life sciences cluster in Vlaanderen die we ook zien als stakeholder. We zijn een non-profit organisatie en hebben een ambitie om de cluster, ook als finance functie, in zijn geheel te ondersteunen. Dat is vrij ontastbaar maar het zorgt er wel voor dat we aan kennisdeling doen. Dit mee faciliteren als finance functie vind ik heel belangrijk. Dit gaat breder dan puur cijfers. De cluster is divers, opgebouwd uit grote, beursgenoteerde spelers maar ook start-ups. Voor ieder is finance anders en de noden verschillend. Door expertise uit te wisselen via een recent gelanceerd ronde tafel-initiatief leren we van elkaar. Als we hierin ons steentje kunnen bijdragen om de cluster te versterken, dan doen we dit heel graag.”


Rapportering afhankelijk van doelgroep


De interne rapportering is gesplitst in drie segmenten: de unit managers, de researchafdelingen en -groepen, en de individuele projecten. “Voor elk van deze set hebben we een specifieke set van rapporteringen online beschikbaar”, duidt Audenaert. “Dat begint met een dashboard dat in functie van de noden wordt samengesteld. Voor de onderzoeksafdelingen gaat dit vooral over welke budgetten beschikbaar zijn. Unit managers vergelijken budget vs actuals. Voor de individuele budgetten zoomen we meer in op de individuele onderzoekers die in dienst zijn en wat de kosten daar zijn. Daarnaast werken we niet alleen op de historische kosten maar ook op de toezeggingen die al zijn gebeurd. Zowel op vlak van salariskosten als naar bestellingen toe. Bestellingen zijn geïntegreerd in ons ERP-pakket en worden automatisch meegenomen in de rapportering van het project waaraan de bestelling is gelinkt. De belangrijkste verandering in dit kader is de komst van PowerBI. De tijd die we staken in de opmaak van de rapporteren is fel gereduceerd waardoor we meer tijd kunnen steken in analyse en in gesprek treden met onze stakeholders. De interactie zelf is ook volledig veranderd. Er is meer dialoog over de cijfers, de toekomst en de evolutie. We krijgen vragen die meer inhoudelijk zijn en waar we de cijfers dan effectief van kunnen aanleveren.”


De stakeholders van de finance functie zijn weliswaar nauwer betrokken bij finance. Wil dat ook zeggen dat er meer vragen worden gesteld? “We hebben het aanbod gedaan aan alle unit-managers om met een bepaalde frequentie samen te zitten. Er zijn bepaalde die hierop ingaan. Andere niet. Wel creëert dit de opportuniteit om net dieper in te gaan op een aantal inhoudelijk zaken. Bij de één loopt dat trouwens meer gestructureerd, bij de andere is het eerder ad hoc. Als finance blijven we immers business partner en brengen we het aan zoals de business wenst. Onze rapporten blijven we in dit perspectief verder verfijnen. De grote sprong voorwaarts is gemaakt en we blijven verder uitkijken naar interessante RPA- of AI-cases. Die zijn er op dit moment (nog) niet. Het belang van het team mag natuurlijk eveneens niet onderschat worden in deze vooruitgang. En de rol van het team zal alleen nog maar meer toenemen. Het moet actief de rol van business partnering actief opnemen. Die gaat immers veel verder dan number crunching. Daar moet elke finance functie elke dag aan verder werken.”