Future proof TRIGGER-project hertekent treasury-afdeling bij DEME


Door een verscheidenheid aan uitdagingen lanceerde de treasury-afdeling van DEME in 2017 het TRIGGER-project. Een future proof-traject dat uiteindelijk leidde tot de introductie van een nieuw treasury managementsysteem, adoptie van een nieuw betalingsplatform, integratie van een sanctie-screening service en redesign van het DEME-bankenlandschap. “Een einddatum voor het TRIGGER- project hebben we niet. Dit traject lopen we bij elk nieuw DEME-project opnieuw”, klinkt het bij Els Verbraecken (CFO) en Geert Wouters (Verantwoordelijke Structured Finance & Treasury).


FTE’s: ca 5000 mensen wereldwijd; Omzet (groep): ca 2,5 miljard EUR


Een eind maken aan de tijds- en arbeidsintensieve processen, het verder beperken van frauderisico’s en de visibiliteit op cash verhogen, zo klonk de missie van de treasury-afdeling bij DEME. “We spraken hier al lang over”, begint Els Verbraecken, CFO bij DEME. “Als firma die wereldwijd werkt met meer dan 300 entiteiten, die elk een euro-, dollar- en lokale rekening hadden, en bovendien allemaal beschikten over tokens voor (lokale) elektronische banksystemen, verloren we een stuk van onze controle en efficiëntie. Daarnaast werd ook KYC in een telkens verder evoluerende compliance-omgeving steeds belangrijker en tijdrovender en is het beschikken over liquiditeit, zeker in een kapitaalintensieve business als de onze, een absolute noodzaak. Onze 300+ entiteiten hielden toen soms tot een half miljoen euro cash op hun lokale rekeningen, terwijl bijvoorbeeld bij aankoop van een schip van 100 miljoen euro, met 40 miljoen euro ter beschikking op de centrale DEME-rekening, we 60 miljoen gingen lenen. Als we echter alle cash van onze entiteiten wereldwijd ter beschikking hadden, konden we zo’n aankoop misschien wel volledig met eigen middelen financieren… Dit alles was een grote frustratie die meteen leidde tot dit grote change-project voor Geert, van bij de start in zijn nieuwe rol bij DEME.”


Vierstappenplan


“Toen ik de verantwoordelijkheid kreeg van Els was de cashpool al geïnitieerd”, gaat Geert Wouters, verantwoordelijke Structured Finance en Treasury, verder. “De cash werd dus gecentraliseerd binnen DEME Coördination Center, de interne bank van de groep. Het was een oefening die al vergevorderd en geïmplementeerd was. In september 2017 zijn we op zoek gegaan naar een oplossing voor onze banksystemen. We wilden naar één platform om met onze banken te communiceren voor betalingsinstructies en rekeninguittreksels, en kwamen tot de vaststelling dat dit alleen via SWIFT kon gebeuren. Het connecteren van al onze banken via SWIFT kostte echter geld, effort, tijd, … Daarom zijn we het aantal banken gaan reduceren om er zo weinig mogelijk te moeten connecteren met onze payment factory, uiteindelijk FIS Payment Hub Quantum. Het rationaliseren van ons bankenlandschap was een voorwaarde om dit efficiënt te implementeren. Met die oefening zijn we op vandaag nog altijd bezig omdat we dit per regio hebben aangepakt, nu volgen nog Middle East en Asia-Pacific. Voor de banken hebben we een tender uitgeschreven en afhankelijk van onze vereisten een scoring gedaan.”


De derde stap van project, dat we ‘TRIGGER’ noemden, was het aanpakken van de backbone van de treasury-afdeling. “Het treasury managementsysteem was ontoereikend”, vertelt Wouters. “Een soort stand alone applicatie waar niets was gelinkt en er vooral FX-trades werden geregistreerd. We hebben het TMS dus vervangen en geïntegreerd in onze finance systeeminfrastructuur. Ook hier opteerden we voor FIS Treasury and Risk Manager Integrity, dat we hebben geconnecteerd met de payment hub en met ons boekhoudsysteem, Microsoft Dynamics 365. Ondertussen gebruiken we deze ruim twee jaar. Een laatste toevoeging aan het project was de sanction screening tool. We hadden een tool nodig die ons betalingsverkeer kon screenen om te vermijden dat we betalingen doen aan partijen of banken die op sanctielijsten staan. Hiervoor hebben we Bridger gevonden die we dan bovenop onze payment hub hebben geplaats. Elke payment file wordt dus gescreend alvorens naar de bank te gaan.”


De vier bouwstenen van het TRIGGER-project zijn dus de payment hub en de SWIFT-connectie met de banken, het herinrichten van het bankenlandschap, het treasury managementsysteem en de sanction screening tool Bridger. De doelen die DEME wilde realiseren waren de adoptie van veilige bankcommunicatiekanalen, de standaardisatie van betalingsformaten, de verhoging van automatisering en rechtlijnige processen, en de adoptie van een universele workflow tool om betalingen uit te voeren, om zo de controle en efficiëntie te verhogen


Banking redesign cruciaal


De bankenrationalisatie was allesbehalve een eenvoudige klus, zo geeft CFO Verbraecken aan, maar het was de voorwaarde om de andere pijlers van het project te realiseren. Die tender werd wereldwijd georganiseerd per regio, maar was is niet zo vanzelfsprekend om in al die landen banken te vinden die ook effectief alle diensten kunnen leveren die wij vragen en nodig hebben. Niet alle banken in een bepaald land kunnen bijvoorbeeld tax-betalingen uitvoeren, niet alle banken kunnen lonen uitbetalen, … Dat is ook waarom er in het verleden zoveel banken waren. Men begon vaak te werken met een bank zonder deze te screenen en te weten of alle nodige diensten konden worden geleverd. We hebben dan ook voorafgaandelijk aan elke tender telkens de vereisten heel gedetailleerd opgelijst. Dan hebben we een grondige studie gedaan van het lokale bankenlandschap, waar een hele tijd is over gegaan omdat er enorme verschillen waren per land en per regio. Dat bevestigt Wouters: “In die banking redesign is veel tijd gekropen. Het feit dat we dit nog altijd aan het realiseren zijn in bepaalde landen, terwijl we deze oefening in Europa al heel lang achter ons hebben, bevestigt gewoon hoeveel energie hiernaartoe gaat. We wilden natuurlijk ook zo weinig mogelijk verschillende banken connecteren. Dat wil zeggen als we bijvoorbeeld bank A hebben gekozen als partner in Europa dat we ook liefst met bank A werken in Afrika of Asia-Pacific maar met dat verschil dat die bank daar niet zoveel kan als in Europa. In sommige regio’s, de meeste zelf, hebben we de landen verdeeld onder een paar banken. We zijn in één regio met drie banken in zee gegaan, in andere met twee. En in sommige gevallen moeten we helaas ook nog een lokale bank toelaten omdat bepaalde betalingen door die internationale banken gewoonweg niet kunnen worden uitgevoerd.”


Het leidde weliswaar tot het kunnen sluiten van veel bankrekeningen, wat ook een doel op zich was. “Dit is een succes geweest. We zitten nu wel nog op een 500-tal rekeningen maar we zijn wel gestart aan 1.000…”, zegt Wouters. “Het uiteindelijk doel zou rond 360-370 liggen, en dan gaat het over entiteiten die we volledig controleren en niet over joint ventures. Overal waar het ook kan, doen we de betalingen in vreemde valuta van de entiteiten van de groep via de vreemdemuntrekening van DEME Coördination Center als in-house bank en dat reflecteert in een intercompany-positie met de betalende DEME-entiteit. Een volgende stap na deze ‘payments-on-behalf-of’ is ‘collections-on-behalf-of’ (COBO) zodat we nog meer rekeningen in vreemde munten kunnen sluiten. Sommige rekeningen in vreemde munt moeten we nu nog openhouden opdat de klant erop zou kunnen betalen. Dat COBO-project is waarschijnlijk voor 2023. Volgend jaar moeten we consolideren qua systemen en processen.”


Sanction Screening Tool

Ook de implementatie van Bridger was een nauwgezette keuze, dit om betalingsrisico’s nog meer te beperken. Hoe gaat de tool te werk? “Al onze payment files komen aan in onze payment factory en van daaruit worden ze gepusht naar Bridger”, duidt Wouters. “Daar trekt de tool de file uit elkaar, waarna het elke individuele lijn gaat bekijken en elk element controleert met de sanctielijsten. Die sanctielijsten worden voortdurend geüpdatet, iets dat de systeemleverancier ons garandeert. Als daar een mogelijke ‘hit’ uit komt en er eventueel een probleem zou kunnen zijn met één of andere betaling, dan wordt dit onderzocht door ons compliance-team. En daar geldt dan segregation of duties. Compliance onderzoekt of de hit effectief een echte of valse hit is. Van zodra we van het compliance team het bericht krijgen dat er niets aan de hand is, dan geven we de entiteiten die de betalingen hebben aangestuurd, groen licht. De systemen zijn slim genoeg om niet twee keer dezelfde hit te geven. Dat proces vereist natuurlijk een optimale samenwerking tussen het Compliance en Finance departement: meestal weten we binnen de dag of de betaling kan plaatsvinden. We hebben dagelijks hits maar tot nu toe gelukkig allemaal false hits. Belangrijk is dat we blijven werken met up-to-date sanctielijsten; het is immers niet zo dat omdat een partij vandaag kan worden vrijgegeven, dat dat morgen ook nog zo is”


Cashflow forecasting


Collections-on-behalf-of staat, zoals eerder aangegeven, op de maturiteitsagenda van het treasury-traject. Daarnaast bekijkt DEME ook hoe het de cashflow forecasting moet optimaliseren. “Daar kan je veel tijd insteken en zeer complex maken”, zegt Wouters. “Maar in een projectorganisatie als DEME is correcte cashflow forecasting vaak moeilijk haalbaar.” Verbraecken: “Gedetailleerde cashflow forecasting lijkt eenvoudig en vanzelfsprekend, maar in een wereldwijde projectbusiness is dat echter niet zo evident. Je werkt vaak in ‘moeilijke’ landen waar je wel contractuele betalingstermijnen afspreekt en waar je wel betalingsgaranties hebt, maar waar betalingen heel vaak, omwille van administratieve formaliteiten, lang op zich laten wachten. We hebben vele voorbeelden in landen in Latijns-Amerika, het Midden-Oosten, … waar je betalingstermijnen afspreekt van 30, 60 of 90 dagen, maar waar de klanten zich quasi nooit aan die termijn houden. Dat maakt het heel moeilijk. Het proces vóór de betalingen, het laten goedkeuren van de uitgevoerde werken, is eigenlijk al de eerste stap. Je hebt de goedkeuring nodig en dan volgt de betalingstermijn. We doen momenteel onze forecasts iets meer high level en op groepsniveau lukt dit vrij goed maar net omdat we niet alles in detail bekijken. We weten welke gemiddelde vertraging er zit op betalingen. Als je net in grote pakketten rekent, kan je daar per maand of per drie maanden vrij correcte cijfers op plakken maar per week sterk in detail gaan zou helemaal niet lukken. De cash wordt wel elke dag gemonitord maar het heeft in ons geval weinig nut om uren en dagen tijd te besteden aan gedetailleerde cashflow forecasting… Belangrijker is dat we onze mensen ‘on the field’ effectief laten jagen op de cash en hen zoveel mogelijk ondersteunen. Naar jaareinde toe kan de impact van een betaling van 50 miljoen euro op 31 december of 2 januari wel een grote impact hebben op onze schuldgraad…”


Toekomst


Tot slot, hoe kijken Verbraecken en Wouters naar verdere ontwikkelingen in de Finance-afdeling? Op vlak van automatisering bijvoorbeeld… “Daar moeten we in de eerste plaats naar de controlling van de projecten kijken”, stelt Verbraecken. Wouters: “Waar we ook nog in kunnen groeien, is het uniformiseren in verwerking in de ERP wereldwijd want van daaruit vertrekt de payment file en daar kunnen we misschien nog naar centralisatie gaan van de dienst die deze payment files aanmaakt. We hebben nu een Shared Services Center in Zwijndrecht, dat al heel wat entiteiten covert maar we zouden wel verder kunnen uitbreiden naar andere landen mits investering van tijd en opleiding van mensen. Daar zie ik wel nog efficiëntiewinsten. Mensen die ver weg staan van onze systemen, weten niet altijd waarop ze moeten letten als ze een payment aansturen. En dat leidt nog tot manuele interventies. Het hangt eveneens af van waar we actief zijn want we zijn nu eenmaal geen statische organisatie… Vandaag hebben we veel werk in Egypte maar het kan perfect dat we daar binnen vijf jaar geen activiteit meer hebben en alles terug van nul gaan opstarten in bijvoorbeeld Oman. Dat komt en gaat…”


KADER Biografieën


Els Verbraecken is ondertussen 9 jaar CFO van DEME. In 2001 ging ze er aan de slag in het Structured Finance Team, het departement dat haar collega en gespreksgenoot Geert Wouters op dit moment leidt. Verbraecken zette er in die rol exportfinancieringen op en reisde de wereld rond met vooral de commerciële verantwoordelijken. In oktober 2012 werd ze deputy CFO en in april 2013 CFO.


Geert Wouters startte zijn finance-carrière bij Generale Bank, werkte vervolgens 9 jaar bij Deutsche Bank en 6 jaar bij een tradingbedrijf in chemicaliën, waar hij financieel verantwoordelijke was. Vervolgens ging het terug naar de bankensector en KBC, en daar werkte Wouters op export-finance, waar hij de connectie vond met DEME. In 2011 kwam hij de internationale groep versterken en sinds 2017 is Wouters verantwoordelijk voor Structured Finance en Treasury. Drie teams, export-finance, trade finance en het treasury departement, kwamen dan onder zijn scope terecht. Ze werden verenigd door de hoge mate aan interactie en om het overzicht te bewaren met de banken.