Van operational excellence naar continuous improvement


Door voortdurend te streven naar het automatiseren van administratieve processen en meer tijd vrij te maken voor analyse doorliep de finance functie van INNI Group twee achtereenvolgende projecten die de basis leggen voor een future proof finance team. “We leggen deze fundamenten bewust om onze strategische rol als finance te kunnen blijven vervullen.”


INNI Group zag het levenslicht in 2015 door het samengaan van drukkerijen Continuga en Strobbe. Het is een familiebedrijf waar het aandeelhouderschap verdeeld is over meerdere families waar geen van hen een concrete meerderheid heeft. In essentie verkoopt de onderneming drukcapaciteit voor de vier huidige pijlers: administratief drukwerk, marketing- en commercieel drukwerk, tickets en kalenders. INNI Group profileert zich als multispecialist maar heeft omwille van de sterk consoliderende sector en de tanende business van drukwerk strategisch gezien een aantal nieuwe horizonten te verkennen. “Het administratief drukwerk vorm op vandaag nog altijd de grootste inkomstenbron maar we gaan dit telkens moeten opvangen met nieuwe toepassingen”, zegt finance director Nico Declerck. “We staan voor een grote uitdaging om nieuwe businessmodellen te ontwikkelen omdat we weten dat onze grootste business stilaan in een restmarkt zal komen. De strategische impact en ondersteuning van finance is daarbij cruciaal. Daarnaast is er ook verhoogde aandacht voor onze cashflow gezien de kapitaalintensieve sector waar we inzitten.”


Komst van datawarehouse


Om die strategische ondersteuning te bieden, daagde het al snel in het team van Declerck dat finance af zou moeten van de verouderde processen en meer zou moeten inzetten op automatiseren, digitaliseren en standaardiseren, en dus Operational Excellence nastreven. “Zoals gezegd bewaken we de cashflow sterk”, duidt Declerck. “We hechten daarom veel belang aan de opmaak van ons budget en onze cashplanning. Het zijn onze natuurlijke graadmeters. We zitten met een aantal seizoensgebonden producten zoals de kalenders die we maar in Q3 en Q4 kunnen honoreren maar dat wil natuurlijk zeggen dat we in de eerste twee kwartalen deze moeten voorfinancieren. Vandaag kunnen we vrij vlug de afwijkingen tussen de gebudgetteerde cijfers met onze actuele cijfers opvolgen en dat heeft alles te maken met de overgang van Excel-gebaseerd data rapporteren naar ons datawarehouse.” In 2020, aan de vooravond van de pandemie was de rapportering en forecasting nog effectief Excel-gebaseerd. “Ik wilde er absoluut van af omdat je meer bezig bent met het aanpassen en controleren van formules dan met de inhoud. Eerst hebben we getracht met bestaande pakketten aan de slag te gaan maar die bleken voor ons veel te rigide. Dan hebben we radicaal de switch gemaakt naar het opzetten van een eigen datawarehouse. Waarom? We werken met verschillende bronstromen en hebben geen allesomvattend ERP-pakket. We werken in de productie met een specifiek pakket voor het grafische maar daarin is het financieel luik te beperkt. Dus hebben we daarnaast een eigen boekhoudsoftware en ook nog een derde pakket voor tijdsregistratie. Door het opzetten van het datawarehouse en de vertaling naar Power BI zien we visuals met data die uit alle stromen voortkomen. Het zit centraal en er is geen discussie meer over het al dan niet correct zijn van een rapport. We hebben hiervoor een traject doorlopen om vooral de productie bewust te maken van het belang van correcte data. Datavervuiling was het eerste jaar een groot actiepunt en gaandeweg is de uniformiteit, volledigheid en correctheid van data telkens beter gegaan.”


Finance-suggestie


INNI Group is tot een punt gekomen dat het leeuwendeel van de rapporten een datakwaliteit van ongeveer 90 procent kent. “Er zijn nog andere rapporten die we nog verder moeten verfijnen en bijsturen, maar we hebben al een grote sprong gemaakt. Het moment dat we hiermee zijn gestart, zag elke afdeling natuurlijk de mogelijkheden hiervan. Met als gevolg dat we overbevraagd werden naar de opmaak van rapporten. Onze business analist en IT wisten op een bepaald moment niet meer waar eerst beginnen. Daarom hebben we effectief de keuze gemaakt om eerst naar de belangrijke rapporten te kijken, die juist te krijgen en vervolgens over te gaan naar lagere prioriteiten.” De vraag naar rapporten komt vanuit verschillende hoeken zoals finance, sales, productie en directie. Het is de business analist en IT die bepalen of het opportuun is om tijd te steken in de opmaak van het rapport.”


“Ikzelf was vragende partij voor het implementeren van een datawarehouse en mijn team kwam zelf naar voor met de suggestie om de nodige cursussen te mogen volgen om de rapporten in Power BI zelf te kunnen opzetten zodat we hier heel flexibel kunnen mee omgaan en niet telkens een beroep moeten doen op onze externe IT-partner. Het feit dat het initiatief van de medewerkers zelf kwam, is zeer positief en dat kan ik als Finance director alleen maar aanmoedigen.”


Door de tijdwinst en meer de focus te kunnen leggen op analyse werd INNI Group meteen uitdrukkelijk geconfronteerd met het ‘zogenaamde laaghangend fruit’. “Via onze Power BI zien we onmiddellijk het resultaat tussen de voor- en nacalculatie van onze opdrachten. Op deze manier hebben we een beter zicht op de verschillende parameters en kunnen deze eventueel worden aangestuurd of bijgestuurd zowel in het opmaken van een juiste offerte als de performance in de productie. Hierdoor heeft productie ook tools gekregen om effectief te weten aan welke touwtjes ze kan trekken zodat de business er wel bij vaart. Dat zijn zaken die met een druk op de knop te verwezenlijken zijn terwijl dit vroeger veel tijd en energie kostte. In een lagemargesector als het grafische toch helemaal niet onbelangrijk.”


Continuous improvement


Er is een grote inhaalbeweging gemaakt, zo benadrukt Declerck zelf meermaals tijdens het gesprek. “Maar we zijn er nog niet”, lacht hij. “Het devies is dat het niet bij een eenmalige beweging mag blijven. We zijn net voor de coronacrisis gestart met het project Operational Excellence onder het motto ‘Work smarter not harder’. De vruchten van dit project zijn al duidelijk zichtbaar en in de slipstream van dit project zijn we ook gestart met een nieuw traject zijnde Continuous Improvement. Dit zijn continu-verbeterprojecten die worden opgestart met een projectverantwoordelijk en een aantal deelnemers. Op geregelde tijdstippen worden deze projecten samen met de directie besproken. We zijn er ons van bewust dat voortdurende verandering/verbetering een must is.”




Puur in de finance functie ziet Declerck al de quick wins behaald. “De grootste automatiseringswinsten zijn gemaakt”, vertelt hij. “Wel liggen er nog veel opportuniteiten in het maken van dieperliggende analyses zoals contributieberekening op niveau van onze producten en klanten. Zoals gezegd gaan we ervanuit dat bepaalde takken uit onze business na verloop van tijd zullen wegvallen. Dan moeten we natuurlijk de impact hiervan kennen en weten hoe we hierop moeten gaan anticiperen. Daar is voor finance een grote kans weggelegd om extra waarde te leveren aan de organisatie. Welke nieuwe business kunnen we aanboren? Hoe meer tools je hebt om die zaken te sturen, hoe meer overzicht je krijgt.”


Eén motto blijft wel heilig: print is not dead. “Als er een bepaalde nieuwe evolutie is, slaat de slinger altijd wel wat door om daarna terug te komen weliswaar niet meer op het niveau als voorheen. Het drukwerk en masse opsturen komt niet meer terug. Het is meer één-op-één en gepersonaliseerd materiaal, de meer kwalitatieve brochures of catalogi, … We geloven sterk in het hybride verhaal, combinatie tussen online en offline communicatie. Wij aanzien de digitale tools niet als concurrent maar omhelzen deze. We zullen daar de komende jaren verder strategisch op inspelen. Volgend jaar vieren we ons jubileum en bestaan we 75 jaar. We hebben ons doorheen al die jaren weten staande te houden en kunnen inspelen op de wijzigende marktomstandigheden. We zijn nog niet versleten en zien de toekomst hoopvol tegemoet.”



Biografie


Nico Declerck ging 24 jaar geleden aan de slag bij Continuga als junior boekhouder. Hij groeide door tot hoofdboekhouder en werd uiteindelijk Finance- en HR-director. Hij maakt samen met de Managing Director Tom Deschildre en Sales en Marketing Director Steven Vandevoorde deel uit van het directiecomité.


Over de finance-organisatie


De finance-organisatie is een select gezelschap bestaande uit Evelyn Vandermersch (accountant) die instaat voor de dagdagelijkse verrichtingen, Koen Lanneau als business controller en Loes Rommens als business analist. Jonas Denys is als IT’er nauw betrokken bij het finance team en staat achterliggend in voor het datawarehouse. De functie van Finance director Nico Declerck is breed. Naast de klassieke taken eigen aan een financiële functie is hij ook verantwoordelijke voor het HR-beleid. Voor het HR-luik wordt hij bijgestaan door Elien Hoedt die fungeert als HR-assistant. “Ik heb ooit eens van een collega de volgende quote ontvangen over mijn taak. Not everything that can be counted, counts. Not everything that counts can be counted, m.a.w. het zijn niet enkel de cijfers die tellen…”